Close CRM verbinden und einrichten

Mit der Close-Integration erstellst du ioumi-Verträge direkt aus einer Opportunity in Close. ioumi übernimmt dabei die Kundendaten aus Close, fragt nur nach, was noch fehlt, und schaltet auf Wunsch den Status der Opportunity weiter, sobald der Vertrag erstellt, versendet oder signiert ist.

Die Integration ist in jedem ioumi-Tarif enthalten. Was die Integration kann und für wen sie gedacht ist, zeigt die Seite Close CRM Integration.

Voraussetzungen

• Ein ioumi-Konto mit der Rolle Inhaber oder Admin.
• Ein Close-Nutzer mit Admin-Rechten. Nur Admins dürfen in Close Integration Links und Custom Fields anlegen, beides braucht ioumi beim Verbinden.

Close verbinden

1. Öffne in ioumi Einstellungen › Integrationen › Close und klicke auf Verbinden.
2. Du wirst zu Close weitergeleitet. Wähle dort die Close-Organisation, die du verbinden möchtest.
3. Gib den Zugriff frei. Danach landest du wieder in ioumi, die Verbindung steht.

Alle Einstellungen auf dieser Seite speichern sich sofort. Nur das Trennen der Verbindung fragt noch einmal nach.

Was ioumi in Close anlegt

Direkt nach dem Verbinden legt ioumi in deiner Close-Organisation automatisch an:

Name	Art	Objekt	Zweck
ioumi Deal	Integration Link	Opportunity	Erstellt einen Vertrag zu dieser Opportunity
ioumi Contact ID	Custom Field, versteckt	Lead	Verknüpft den Lead mit dem ioumi-Kunden
ioumi Deal ID	Custom Field, versteckt	Opportunity	Verknüpft die Opportunity mit dem Vertrag
ioumi Deal	Custom Field, sichtbar	Opportunity	Link zum Vertrag in ioumi

Die beiden ID-Felder sind in Close nicht sichtbar, sie dienen nur dem Abgleich im Hintergrund. Die Feldnamen sind in jeder Sprache englisch, auch wenn du ioumi auf Deutsch nutzt.

Den Link „ioumi Deal” kannst du in den Einstellungen jederzeit aus- und wieder einschalten.

Vertrag aus Close erstellen

Öffne in Close die Opportunity und klicke auf ioumi Deal.

1. Vorlage wählen. Hast du keine Vertragsvorlage, startet ioumi mit einem leeren Vertrag. Bei genau einer Vorlage verwendet ioumi sie automatisch. Bei mehreren wählst du die passende aus.
2. Kunden prüfen. Ist der Kunde in ioumi bekannt und vollständig, geht es direkt weiter. Ist er neu, siehst du das Kundenformular, vorausgefüllt mit den Daten aus Close. Fehlt bei einem bekannten Kunden etwas, zeigt ioumi genau an, was, zum Beispiel „USt-ID fehlt, nötig für Reverse Charge” oder „Adresse fehlt oder ist unvollständig”.
3. Vertrag öffnen. Der Vertrag öffnet sich mit Kunde und Vorlage. Du passt an, was nötig ist, und versendest ihn.

Arbeitest du in mehreren ioumi-Teams, wechselt ioumi automatisch in das Team, mit dem Close verbunden ist, und zeigt dir das kurz an.

Wie Close-Daten zu ioumi-Kunden werden

• Ein Lead in Close entspricht einem Kunden in ioumi, also der Firma.
• Name, E-Mail und Telefon kommen vom Kontakt der Opportunity. Ist dort keiner hinterlegt, nimmt ioumi den ersten Kontakt des Leads.
• ioumi erkennt bekannte Kunden über die „ioumi Contact ID” am Lead, dann über die eigene Verknüpfung und zuletzt über die E-Mail-Adresse.
• Pro Opportunity sind mehrere Verträge möglich. Die Felder der Opportunity zeigen den zuletzt signierten Vertrag, sonst den zuletzt erstellten.

Vertrag aus Close öffnen

Nach dem Erstellen steht im Feld ioumi Deal an der Opportunity der Link zum Vertrag. Ein Klick öffnet ihn in ioumi, mit Status und Zahlungen.

Felder zuordnen

Jedes Kunden- und Vertragsfeld in ioumi lässt sich aus einem Feld in Close befüllen, und zwar aus Lead, Kontakt oder Opportunity, Custom Fields eingeschlossen.

• Kundenfelder: Firma, Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Land, USt-ID, Kundennummer und Rechnungs-E-Mail. Firma, Name, E-Mail, Telefon und Adresse sind schon voreingestellt.
• Vertragsfelder: Titel, externe ID sowie Referenz 1 und 2.
• Nutzerfelder wie Setter oder Closer stehen zweimal zur Auswahl: „(Name)” übernimmt den Namen des Close-Nutzers, „(User-ID)” seine ID. Mehrere Werte verbindet ioumi mit Kommas.

Wichtig dabei:

• Die Zuordnung wirkt von Close nach ioumi.
• Kundenwerte sind Vorschläge für neue Kunden. Bestehende Kunden in ioumi überschreibt ioumi nicht, und spätere Änderungen in Close aktualisieren ioumi nicht.
• In die Standardfelder von Close schreibt ioumi nie.

Status automatisch weiterschalten

Für jede Pipeline kannst du festlegen, in welchen Close-Status die Opportunity wechselt, wenn der Vertrag in ioumi

• erstellt,
• versendet oder
• signiert wird.

Alle drei Angaben sind optional. Dabei gilt:

• Es zählt immer die Pipeline, in der die Opportunity liegt.
• ioumi schaltet nur vorwärts, nie zurück.
• Die Signatur gewinnt immer, auch wenn die Opportunity in Close schon auf „lost” steht.
• Gewonnene Opportunities verändert ioumi nie.

Vertragswert übertragen

Optional schreibt ioumi bei der Signatur den Vertragswert in die Opportunity, wahlweise brutto oder netto. Bei mehreren Verträgen zählt der zuletzt signierte.

Standard-Kundentyp und Steuerbehandlung

Neue Kunden aus Close legt ioumi mit dem Kundentyp an, den du als Standard wählst: automatisch, Firma oder privat. Bei privat blendet ioumi Firmenname und USt-ID aus.

Die Steuerbehandlung schlägt ioumi anhand der Länder vor:

• Gleiches Land wie dein Unternehmen oder Privatkunde: normale Umsatzsteuer.
• Firma in einem anderen EU-Land: Reverse Charge, die USt-ID ist dann Pflicht.
• Firma außerhalb der EU: keine Umsatzsteuer.

Du kannst den Vorschlag im Formular jederzeit ändern.

Wer was sieht

Feldzuordnung und Statusregeln sehen und ändern nur Inhaber und Admins. Nutzer mit der Rolle Mitglied sehen die Verbindung und die Einstellungen, aber nicht die Zuordnung.

Verbindung trennen

Öffne Einstellungen › Integrationen › Close und klicke auf Trennen. ioumi entfernt dann den Link „ioumi Deal” aus Close und widerruft den Zugriff. Die angelegten Felder und alle Daten in Close bleiben erhalten.

Verbindest du später eine andere Close-Organisation, startest du mit Feldzuordnung und Statusregeln neu.

Fehlerbehebung

Hinweis „Admin-Rechte nötig” Der Close-Nutzer, mit dem verbunden wurde, ist kein Admin. Verbinde Close erneut mit einem Close-Admin.

Hinweis „Link abgelaufen” Die Daten aus Close bleiben 30 Minuten gültig. Klicke in Close erneut auf ioumi Deal. Der Hinweis erscheint auch, wenn die Verbindung inzwischen getrennt oder mit einer anderen Close-Organisation neu verbunden wurde.

Dir fehlt etwas?

Du hast besondere Anforderungen an die Integration oder vermisst eine Funktion? Erzähl uns davon, wir entwickeln die Close-Integration laufend weiter und freuen uns über jedes Feedback.